Kedves Érdeklődő Kollégák!

Tegnap kaptunk egy levelet a Kincstártól a projektfejlesztési szakasz leírásáról:

“Tisztelt Kedvezményezett!
A 2014–2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI.5.) Kormányrendelet (a továbbiakban: Rendelet) értelmezése során számos, a projektfejlesztés vonatkozásában felmerülő kérdés érkezett a Kedvezményezettek részéről.

A kérdések megválaszolása érdekében az alábbiakban összefoglaljuk a TOP és a VEKOP felhívásai vonatkozásában a projektfejlesztés során alkalmazandó eljárásrendet, a projektfejlesztés teendőit, a Kedvezményezettek és a Magyar Államkincstár, valamint az NGM RFP Támogatáskezelési Főosztály, mint Közreműködő Szervezet (a továbbiakban: KSZ), valamint az Irányító Hatóság (a továbbiakban: IH) feladatait, kötelezettségeit.

A projektfejlesztés alapelvei, a projektfejlesztés célja, időtartama
A projektfejlesztési időszak a támogatási szerződés hatálybalépésének napján kezdődik. A projektfejlesztés a projekt szintjén értelmezendő, amennyiben a felhívás másként nem rendelkezik, a projektfejlesztést lezáró támogatási szerződésmódosítás előtt a projekt megvalósítása kizárólag a Kedvezményezett saját felelősségére kezdhető meg.
A projektfejlesztés célja, hogy a KSZ segítségével a fejlesztés ideje alatt is biztosított legyen a projektek támogathatósága, a költséghatékonyság elvének érvényesítése, valamint az Operatív Program prioritás szintű indikátorvállalások területi szereplőre jutó értékeinek teljesülése, és a megfelelő minőségű projektdokumentáció kidolgozása.
Amennyiben a projektfejlesztésre rendelkezésre álló maximális időtartamról a felhívás rendelkezik, attól eltérni nem lehet. Ha olyan változás következik be, amely ellehetetleníti a határidők betartását, a határidők módosításáról az IH saját hatáskörben dönt.

A Kedvezményezett és a KSZ kötelezettségei a projektfejlesztés során
A Kedvezményezett a projektfejlesztés során köteles együttműködni a KSZ-szel, melynek keretében a projektfejlesztés során szervezett személyes egyeztetéseken részt vesz. A Kedvezményezett köteles az útvonaltervben vállalt, illetve a mérföldkövekhez kapcsolódó, felhívás által előírt, vagy az IH/KSZ által kért dokumentumokat az útvonaltervben vállalt, vagy a felhívásban előírt határidőkre teljesíteni. A projektdokumentáció kidolgozásához köteles felhasználni az IH által rendelkezésre bocsátott sablon dokumentumokat, segédleteket.
A KSZ a projektfejlesztés során figyelemmel kíséri és elősegíti a fejlesztés elindításához szükséges engedélyezési, közbeszerzési, kiviteli tervezési eljárásokat. Jóváhagyja a támogatási szerződésben meghatározott projektfejlesztéshez kapcsolódó mérföldkövek teljesülését igazoló dokumentációt, nyomon követi és ellenőrzi a felhívásban meghatározott szakmai, megvalósíthatósági kritériumok teljesülését. Szakmai támogatást nyújt a Kedvezményezettnek a projektdokumentáció elkészítéséhez; ellenőrzi a benyújtott projektdokumentáció teljességét és felhíváshoz való illeszkedését, a projektek költséghatékonyságát, ár-érték arányát és fenntarthatóságát.

A projektfejlesztés folyamata

Az útvonalterv létrehozása

Az első egyeztetés során a Kedvezményezett és a KSZ áttekinti a projekt aktuális állapotát, beazonosítja a konkrét fejlesztési folyamatokat, a felhívásban foglalt mérföldkövek szakmai tartalma, illetve az értékelés során megfogalmazott feltételek figyelembevételével. A felek a megbeszélésen egyeztetik a projektfejlesztés útvonaltervét.
Az útvonalterv különböző párhuzamos és/vagy egymás után következő, megállapodás szerinti lépésből áll. Egy mérföldkőig egy vagy több, időrendben és logikailag összefüggő lépés kerül rögzítésre és megvalósításra a Kedvezményezett által vállalt határidők betartásával. A határidők megjelölése és betartása annak érdekében szükséges, hogy a projektfejlesztés ütemterve és előrehaladása biztosított legyen. Kiemelendő azonban, hogy korábbi lépésekhez való visszatérés, esetlegesen már lezártnak tekintett témák „újranyitása”, valamint a párhuzamosság – a vállalt határidőktől függetlenül – nem tiltott.
A KSZ és a Kedvezményezett által közösen kidolgozott útvonaltervet a támogatási szerződés hatálybalépését követő 30 munkanapon belül kell véglegesíteni. Az útvonalterv csak abban az esetben tekinthető véglegesnek, amennyiben mind a Kedvezményezett, mind a KSZ projektfejlesztő munkatársa elfogadja és aláírja az abban foglaltakat. Az útvonalterv nyomtatott formában, 2 eredeti példányban készül. A KSZ projektfejlesztő munkatársa a dokumentumot az útvonalterv véglegesítését követően haladéktalanul eljuttatja a KSZ vezető (Magyar Államkincstár Megyei Igazgatóságának vezetője, illetve meghatalmazottja valamint a Támogatáskezelési Főosztály főosztályvezetője vagy annak meghatalmazottja) részére, aki aláírásával jóváhagyja azt. A projektfejlesztő a jóváhagyott útvonalterv egy eredeti példányát a kézhezvételt követő 5 munkanapon belül aláírva megküldi a Kedvezményezett részére.

Az útvonalterv végrehajtása

Az útvonaltervet úgy szükséges kidolgozni, hogy annak lépései igazodjanak a támogatási szerződésben megjelölt mérföldkövek, valamint az értékelés során megfogalmazott feltételek feladataihoz és teljesítési határnapjához. A Kedvezményezett köteles az útvonaltervhez igazodva, a lépés befejezését követően haladéktalanul, elektronikus úton/formában benyújtani a projektfejlesztés során elkészült dokumentumokat, amit a KSZ-szel – szükség szerint személyes megbeszélés keretében is – áttekint. Amennyiben a dokumentumok benyújtása a lépés befejezését követő 5. munkanapig nem történik meg, a KSZ ennek pótlására szólítja fel a Kedvezményezettet.

Fontos felhívni a figyelmet, hogy a lépésenkénti dokumentum-benyújtás és annak KSZ általi elfogadása nem váltja ki a mérföldkőhöz kapcsolódó, EPTK felületen történő beszámolási és elszámolási kötelezettséget.

Nincs akadálya annak, hogy az egyes felhívásban/támogatási szerződésben foglalt mérföldkőhöz kapcsolódó valamely tevékenység az útvonalterv szerint korábban teljesüljön. Ebben az esetben az adott lépés eredményének elfogadása birtokában – a teljesített tevékenység vonatkozásában – a mérföldkő szakmai beszámolója elfogadhatóvá válik.
Amennyiben azonban az útvonalterv szerint végrehajtott és KSZ által elfogadott lépést a Kedvezményezett „újranyitja”, úgy az elfogadás az újranyitott lépés vonatkozásában érvényét veszti.
Az útvonalterv a KSZ jóváhagyásával módosítható. Az útvonalterv módosítása annak létrehozásával azonos módon történik. A Kedvezményezett köteles útvonalterv módosítást kezdeményezni, ha a meghatározott időpontban előreláthatóan nem tudja teljes körűen benyújtani az adott mérföldkőhöz kapcsolódó valamennyi dokumentumot, illetve ha valamilyen külső körülmény kapcsán projekttartalom módosulás merülne fel.
Amennyiben az útvonalterv a támogatási szerződést érintően módosul, az útvonalterv módosítása nem váltja ki a Kedvezményezett támogatási szerződés módosításához kapcsolódó kötelezettségeit.

A projekttartalom projektfejlesztés alatt bekövetkező módosulása
A projekttartalom konkretizálódásával (műszaki tervek elkészülése, költségvetés realizálódása) változhatnak a támogatási kérelem benyújtásakor tett vállalások. A támogatási szerződéskötést követő projektfejlesztés alatti, a projekt megvalósítandó tartalmára vonatkozó projekttartalom változások támogatási szerződésen történő átvezetése a fejlesztési szakasz lezárultával egyben kezelendő. Amennyiben a Kedvezményezettől a projektfejlesztés alatt a projekt megvalósítandó tartalmára, vagy ahhoz szorosan kapcsolódó (pl. költség-átcsoportosítás vagy indikátor) változásra vonatkozó szerződésmódosítási kérelem érkezik be – figyelemmel arra, hogy az ilyen típusú változások a projektfejlesztés végén teljes körű információk birtokában bírálhatóak el –, a KSZ elutasíthatja. Fontos megjegyezni azonban, hogy az ilyen jellegű változást is szükséges a projektfejlesztés során, annak észlelésekor a KSZ-nek – elektronikus formában, vagy személyes egyeztetésen – jelezni, ugyanis a változások hatással lehetnek az útvonaltervben foglaltakra. Az indikátorvállalás csökkentése továbbá minden esetben IH jóváhagyás köteles, amit megelőzően vizsgálni szükséges, hogy a csökkentés projekt szintű módosítása érinti-e az Operatív Program indikátorvállalásának teljesülését. Amennyiben igen, úgy az IH további intézkedések betartását írhatja elő a Kedvezményezettnek. Kiemelendő továbbá, hogy a számszerű vállalásokban történő változtatás, a projekt teljes élettartama alatt a támogatási kérelemben tett vállalásokhoz képest mérlegelendő.
A projektfejlesztés alatt bekövetkező egyéb változás (pl. mérföldkő ütemezése, vagy a mérföldkövek alatt elszámolható költségekre vonatkozó módosítás) vonatkozásában a Rendelet változás bejelentésre és támogatási szerződésmódosításra vonatkozó szabályai szerint szükséges eljárni.

A költségvetés projektfejlesztés alatti módosulása
A projekttartalom konkretizálódásával összhangban a Kedvezményezettnek szükséges a költségvetés pontosítását is elvégeznie. A projektfejlesztés végére elvárás, hogy a költségvetés minden eleme tételesen alátámasztásra kerüljön. Az alátámasztás – a konkrét felhívás rendelkezéseinek figyelembevételével – történhet megkötött szerződés esetén a szerződéssel, saját teljesítés, bér jellegű költség esetén a projektgazda tételes becslésével, nyilvánosan elérhető adatbázisra utalással, illetve hivatalos költségtételekkel. Nem építési beruházás esetén az alátámasztás legalább egy indikatív árajánlattal, nyilvánosan elérhető adatbázisra utalással, hivatalos költségtételekkel történhet, míg építési beruházás esetén tervezői költségbecsléssel, vagy indikatív árajánlatok benyújtásával.
Amennyiben a közbeszerzési értékhatárt el nem érő tervezett beszerzés ideje a költségvetés tervezésének idejét jelentősen, de legalább 6 hónappal meghaladja, a költségvetés ezen tételeit elegendő egy ajánlattal alátámasztani. A rövid időn belül megvalósuló beszerzések esetén három független árajánlat benyújtását javasoljuk, ezzel is elősegítve a költségelszámoláshoz kötelező feltételek teljesítését.
A projektfejlesztés végén a támogatási szerződés eredeti költségvetésében szereplő, alátámasztásra nem kerülő tételekkel (kivétel tartalék) a támogatási szerződés elszámolható költsége és támogatása csökkentésre kerül.

A projektfejlesztés vége
A felhívás egyéb rendelkezésének hiányában a projektfejlesztés befejeződik, amennyiben a felhívásban meghatározott feltételeknek megfelelő projektdokumentáció elkészült, és a projekt megvalósításának megkezdéséhez szükséges közbeszerzési vagy feltételes közbeszerzési eljárás lefolytatását megkezdték, vagy a projekt megvalósításának megkezdéséhez szükséges szerződést megkötötték, valamint ha a támogatási feltételként rögzített feltételek – amennyiben voltak ilyenek – teljesültek.
A projektfejlesztés végén a Kedvezményezettnek a Rendelet 56/A. § (2) bekezdés c) pontja szerint a projektdokumentációt szerződésmódosítási kérelem keretében szükséges benyújtania, amelyet a KSZ a felhívásban előírt értékelési szempontok szerint megvizsgál.
Ha a projektdokumentáció a felhívásban meghatározott értékelési szempontoknak megfelel, és az IH a szerződésmódosítást jóváhagyta, a KSZ a támogatási szerződést a projekt megvalósítása érdekében módosítja.

Bízom benne, hogy a leírtak hasznosnak bizonyulnak a projektfejlesztés során. Munkájához további sok sikert kívánok!”

Remélem, ez még változik!

—
Gyarmati Zoltán